Компания получила первый для себя контракт с казначейским сопровождением? Это хороший шаг для развития бизнеса, но нужно быть готовыми к тому, что обычные схемы работы с денежными средствами придется перестроить. Казначейское сопровождение — это не дополнительная настройка, а существенно иной режим финансового администрирования, и ошибки в начале работы могут обернуться задержкой авансового платежа на недели и месяцы.

Шаг 1. Анализ контракта и определение режима сопровождения

Первое, что нужно сделать, — тщательно изучить контракт. Найдите положение, в котором указан режим казначейского сопровождения: базовый или расширенный. От этого зависит степень контроля и перечень дополнительных документов, которые придется готовить.

Выпишите из контракта:

• ИГК (идентификатор государственного контракта).
• Реквизиты заказчика и его ТОФК.
• Перечень РКМ (если они уже утверждены) или указание на то, что РКМ должны быть разработаны и согласованы.

Шаг 2. Назначение ответственных лиц

Издайте приказ, которым назначьте:

• Ответственного за взаимодействие с ТОФК (как правило это финансовый директор или руководитель проекта).
• Ответственного за ведение раздельного учета (ключевой бухгалтер или его заместитель).
• Ответственного за подготовку и сдачу Сведений (ф. 0501213).

Этим же приказом утвердите временный регламент взаимодействия с Казначейством, пока постоянный регламент не будет разработан и включен в учетную политику.

Шаг 3. Открытие лицевого счета 71

Соберите развернутый комплект документов для открытия счета:

• Заявление по форме 0531752.
• Нотариально заверенная карточка с образцами подписей (форма 0531753).
• Копии учредительных документов.
• Копия контракта.
• Копии приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера.

Подайте документы в ТОФК лично или через личный кабинет Электронного бюджета. Срок открытия счета — до 5 рабочих дней. Как только счет открыт, незамедлительно сообщите его реквизиты заказчику — это нужно для перечисления аванса.

Шаг 4. Разработка и согласование РКМ

Если РКМ не были утверждены на этапе заключения контракта (что нередко бывает), немедленно приступайте к их разработке. Привлеките экономиста и технических специалистов. Детализируйте каждую статью расходов до такого уровня, который позволяет правильно идентифицировать платеж. Согласуйте РКМ с заказчиком и утвердите их протоколом.

Шаг 5. Доработка учетной политики

Внесите в учетную политику отдельный раздел «Порядок ведения раздельного учета результатов ФХД по контрактам с казначейским сопровождением». Опишите в нем:

• Список контрактов, на которые распространяется раздельный учет.
• Методику отнесения прямых затрат.
• Методику распределения накладных расходов.
• Порядок аналитического учета материалов и готовой продукции.
• Формы первичных документов с реквизитом ИГК.

Шаг 6. Настройка 1С

Это технически самый сложный этап. Нужно:

• Добавить субконто «Госконтракты» в план счетов.
• Выстроить обязательное заполнение ИГК во всех первичных документах.
• Создать шаблоны платежных поручений с автоподстановкой ИГК.
• Выстроить регламентное распределение накладных расходов при закрытии месяца.
• Реализовать выгрузку Сведений (ф. 0501213) в формат, принимаемый ТОФК.

Если в штате нет квалифицированного программиста 1С с опытом работы именно с казначейским учетом, настоятельно рекомендуем привлечь внешних специалистов. Ошибка в настройке на этом этапе может привести к тому, что несколько месяцев учета будут признаны недействительными.

Шаг 7. Обучение персонала

Проведите инструктаж для всех сотрудников, которые будут задействованы в цепочке документооборота:

• Менеджеры проектов должны понимать, что такое ИГК и где его брать.
• Кладовщики должны требовать ИГК при приемке и отпуске материалов.
• Бухгалтеры должны освоить новые субконто и шаблоны платежек.

Обучение должно закончиться практической тренировкой на примере тестового контракта: от оприходования материалов до формирования Сведений.

Шаг 8. Тестовый платеж и первая отчетность

После оформления аванса не спешите проводить значительные платежи. Сделайте небольшой тестовый платеж (например, на канцелярские товары), чтобы убедиться, что цепочка санкционирования работает, и ТОФК принимает ваши документы без замечаний. Затем подготовьте и направьте первые Сведения (ф. 0501213).

Экспресс-внедрение от «ВСЕОГК»

Если времени на самостоятельное прохождение всех восьми шагов нет (а при подписанном контракте каждая неделя простоя стоит денег), мы предлагаем экспресс-внедрение «под ключ». Наши эксперты удаленно настраивают 1С, разрабатывают методологические документы, открывают лицевой счет через Электронный бюджет и обучают персонал. Срок — от 3 до 5 рабочих дней. Вы получаете полностью готовую к работе систему и можете сразу приступать к выполнению контракта.