Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) и Государственная интегрированная информационная система «Электронный бюджет» (ГИИС ЭБ) — это две основные цифровые платформы, с которыми нужно взаимодействовать коммерческим организациям, участвующим в госконтрактах с казначейским сопровождением. И если бюджетные учреждения давно работают в этих системах, то для предпринимательского сектора необходимость параллельной работы в двух системных контурах нередко приводит к двойному вводу, ошибками и потере времени.

Особенно заметной эта проблема становится, когда у компании отсутствует прямой доступ к ГИИС ЭБ (что для многих компаний коммерческого сектора является обычной ситуацией), а передавать данные с ЕИС и Казначейством нужно обязательно. Свяжитесь с нами, и наши эксперты настроят такую интеграцию, которая позволит вам передавать данные из вашей привычной 1С напрямую в ЕИС, сокращая ручной ввод до минимума или полностью убирая его.

Разберем, как правильно организовать этот процесс и какими инструментами можно пользоваться коммерческому сектору уже сегодня.

ЕИС, Электронный бюджет и бизнес: кто кому должен и что передавать

Для начала — нужно определить роли систем. ЕИС (zakupki.gov.ru) — это официальная площадка государственных закупок, где публикуются извещения, контракты, сведения об исполнении и оплате. Электронный бюджет (budget.gov.ru) — это система управления государственными финансами, которая собирает информацию о бюджетных обязательствах и кассовых операциях. Для участника казначейского сопровождения значение имеют обе системы, но взаимодействие с ними различается.

Что коммерческая организация должна выполнять в ЕИС:

• подписывать контракт с использованием УКЭП;
• размещать акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры (если работает по 44-ФЗ);
• направлять сведения об исполнении контракта (в том числе через универсальный передаточный документ).

Что коммерческая организация должна выполнять в привязке к Электронному бюджету:

• открывать лицевой счет 71 (заявление подается через ГИИС ЭБ или лично в ТОФК);
• формировать и направлять Сведения (ф. 0501213) о расходовании целевых средств;
• получать уведомления о санкционировании или отказе в проведении платежей.

Как видно, часть сведений (например, о реквизитах контракта, суммах и сроках) повторяется в обеих системах. При ручном вводе, почти неизбежно появляются расхождения и, как следствие, дополнительный контроль. К тому же, у коммерческих организаций нередко нет полного доступа к рабочему месту в ГИИС ЭБ — им доступен только «Личный кабинет участника казначейского сопровождения» с ограниченным набором функций.

Можно ли работать без ГИИС ЭБ и как это сделать

Да, такой вариант возможен. Более того, многие компании так и работают: все операции с документами проводят через ЕИС и 1С, а с Казначейством взаимодействуют путем предоставления бумажных или отсканированных документов в ТОФК. Но такой подход создает двойной, а то и тройной ввод: один раз в 1С для бухучета, второй раз в ЕИС для заказчика, третий раз — в виде файла Excel для Казначейства. Это не только требует много времени, но и создает риск ошибок.

Существует законный и технически выполнимый способ свести ручную работу к минимуму — настройка интеграции 1С с ЕИС через открытые API и электронный документооборот (ЭДО). ГИИС ЭБ в этой схеме либо не используется вовсе, либо используется точечно (только для подписания отдельных документов УКЭП).

Поэтапная модель интеграции 1С и ЕИС для предпринимательского сектора

Шаг 1. Получите УКЭП, соответствующую требованиям ЕИС.

Шаг 2. Настройте электронный документооборот с ЕИС через оператора ЭДО.

На рынке существует несколько операторов, обеспечивающих роуминг с ЕИС (например, СБИС, Такском, Контур.Диадок). После подключения к одному из них, вы сможете передавать в ЕИС акты, счета-фактуры и другие документы, имеющие юридическую силу напрямую из 1С.

Шаг 3. Настройте выгрузку данных о госконтрактах и платежах из 1С в структурированном формате.

Для взаимодействия с ТОФК потребуется формировать Сведения (ф. 0501213). Этот отчет можно выгружать из 1С в формате XML и направлять в Казначейство либо через ЭДО (если оператор поддерживает обмен с ТОФК), либо загружать в личный кабинет ГИИС ЭБ через веб-интерфейс. Так можно избежать ручного внесения данных в таблицы.

Шаг 4. Настройте синхронизацию статусов.

Настройте в 1С получение ответных уведомлений о принятии документов, санкционировании платежей и остатках по счету 71. Это можно сделать через того же оператора ЭДО или путем периодической выгрузки данных из личного кабинета Электронного бюджета.

Шаг 5. Проверьте работу на одном контракте и масштабируйте.

Прежде чем переводить все контракты на новую схему, протестируйте интеграцию на одном проекте. Убедитесь, что все документы доходят, статусы правильно отражаются, а двойной ввод действительно исчез.

Как убрать двойной ввод: примеры из практики из опыта наших клиентов

Пример 1. Производственная компания — поставщик металлопродукции по ГОЗ.

Начальная ситуация: три контракта, ежемесячно около 50 отгрузок. Бухгалтер вручную заносил данные о счетах-фактурах в ЕИС и параллельно готовил отдельный файл для ТОФК в Excel. Мы настроили выгрузку счетов-фактур из 1С в формат, принимаемый ЕИС, и автоматическое формирование Сведений (ф. 0501213) по данным тех же отгрузок. Результат: время на подготовку отчетности сократилось с 3 дней до 3 часов, ошибки свелись к нулю.

Пример 2. Строительный подрядчик с авансированием.

Компания вела 2 крупных объекта. Платежные поручения формировались в 1С, а затем вручную дублировались в личном кабинете Электронного бюджета для санкционирования. Мы реализовали интеграцию 1С с сервисом оператора ЭДО, поддерживающего обмен с ГИИС ЭБ по API. Теперь после создания платежки в 1С она в автоматическом режиме уходит в ТОФК на проверку, а статус возвращается в 1С. Двойной ввод исчез полностью.

Сложные моменты и риски при самостоятельной настройке

На практике не все так просто, как может выглядеть сначала. За 20 лет работы мы не раз сталкивались с ситуациями, когда компания пыталась автоматизировать обмен, но сталкивалась со следующими проблемами:

• Несоответствие версий ЭДО и форматов ЕИС. Нужно систематически обновлять конфигураций 1С и модулей обмена.
• Не все ТОФК одинаково охотно принимают электронные документы. Отдельные территориальные органы по-прежнему требуют бумажные копии с мокрой подписью.
• Сложность настройки прав доступа и сертификатов. Если в компании несколько юрлиц или нередко меняются уполномоченные лица, администрирование УКЭП превращается в проблему.
• Зависимость от оператора ЭДО. Если оператор приостанавливает поддержку какого-либо формата, весь процесс может остановиться.